Jurusan Sistem Informasi
Tugas Paper
M0214 – TOPIK–TOPIK LANJUTAN SISTEM INFORMASI
Semester Genap tahun 2013/2014
Knowledge Management
Kelas/Kelompok:06 PDM/06
Anggota Kelompok:
Andy Bernardus 1501178485
Dedi Julius 1501169860
Rudi Sumarno 1501172355
Surya Prawira 1501170274
Vinsen Sius 1501169801
Willys Bun 1501169915
ABSTRAK
Dalam Era globalisasi yang sedang berkembang pada saat ini. Di dalam perusahaan sekali informasi – informasi yang belum banyak diketahui dan dipahami oleh setiap karyawan yang ada. Melalui adanya knowledge Management ini diharapkan dapat menjadi wadah untuk saling menshare kemampuan masing – masing maupun informasi yang ada dari setiap individu sehingga dapat menambah pengetahuan karyawan karyawan nya.
Adanya Knowledge Management juga sangat membantu sebuah perusahaan maupun organisasi karena semakin terstruktur suatu perusahaan tersebuty maka semakin datat menghemat waktu serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun organisasi tersebut.
Peningkatan produktifitas juga dapat ditingkatkan seiring berkembangnya Knowledge Management di dalam sebuah perusahaan maupun organisasi karena telah terjadi pertukaran informasi maupun pengetahuan yang ada antar karyawan.
Knowledge Management tidak hanya berdampak pada inovasi serta proses operasional tetapi juga berdampak pada celihat dan mencari peluang pasar yang baru.
Kata Kunci: Knowledge Management, Knowledge System, Knowledge Management System.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kebutuhan membangun Knowledge Management yang semakin hari semakin tinggi ini menentukan kekuatan bertahan hidup sebuah organisasi, baik organisasi yang bertujuan untuk mencari laba maupun nirlaba.
Knowldege Management terdiri dari kegiatan – kegiatan di dalam organisasi yang meliputi pengidentifikasian, menciptakan, mendistribusikan dan implementasi atas pengalaman yang ada serta menambah wawasan dari pengetahuan yang ada. Ini dikarenakan karena pengetahuan dan wawasan harus tertanam di dalam setiap individu yang menjadi bagian internal untuk menjalankan organisasi tersebut.
Knowledge Management juga memiliki peran yang berguna untuk meningkatkan daya saign dan efisiensi kerja dari organisasi yang bersangkutan.di dalam ero informasi perlu disadari bahwa aliran Knowledge ke dalam maupun keluar organisasi sangat cepat dengan memanfaatkan teknologi yang sangat maju pada saat ini melalui media telekomunikasi.
Banyak organisasi menggunakan Knowledge Management sebagai sarana penunjang proses-proses pemberdayaan knowledge yang efektif akan melibatkan banyak elemen seperti manusia, budaya, proses, kepeminpinan dan teknologi.
Banyak organisasi besar memiliki banyak sumber yang didedikasikan kedalam organisasi dalam hal Knowledge management secara internal, seperti bagian dari strategi bisnis, teknologi informasi, dan manajemen sumber daya manusia.
Knowledge management bertujuan untuk kemajuan di dalam organisasi termasuk meningkatkan keterampilan organisasi, competitive advantage-nya, inovasi, sharing terhadap hal-hal yang sudah dipelajari, dan perkembangan yang secara terus menerus yang ada di dalam organisasi. Knowledge Management juga dapat membantu individu atau group untuk membagi wawasan dan pengetahuan yang ia dapatkan di organisasi untuk mengurangi pekerjaan yang banyak, menghindari tekanan akibat pekerjaan yang menumpuk, dapat mengurangi waktu yang harus dibuang untuk memberi pelatihan kepada setiap karyawan baru,.
Salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk membangun dukungan manajemen pengetahuan di organisasi adalah dengan berbagi pengetahuan antar anggota. Anggota yang mempunyai pengetahuan, gagasan, ketrampilan atau pun pengalaman merupakan asset yang penting bagi Organisasi. Diharapkan dengan semakin banyaknya pengetahuan, semakin banyak inovasi baru yang tercipta, sehingga mampu meningkatkan daya saing suatu Organisasi. Anggota organisasi juga harus mampu men-sharing pengetahuannya kepada anggota lain, sehingga tercipta pemikiran yang sama dan oleh karenanya dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
1.2 Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian mengenai Knowledge management ini adalah mengetahui tentang apa itu Knowledge Management, peran Knowledge Management di dalam organisasi, Elemen-elemen apa saja yang terlibat di dalam organisasi, apa saja yang menjembatani Knowledge Management tersebut sehingga dapat berjalan secara beiringan, mengetahui lebih detail mengenai Knowledge Management System maupun Knowledge Management System Cycle.
1.3 Manfaat Penerapan Knowledge Management
Dengan Diterapkannya Knowledge Management makan secara keseluruhan proses operasional perusahaan akan meningkat, manfaat dari proses operasional yang membaik sebagai berikut:
• Information Flow Yang Lancar
• Pemanfaatan Knowledge Yang Lebih Maksimal
• Knowledge Sharing
• Berkemungkinan Lebih Besar Mencapai Target Operasional
• Pengambilan Keputusan Di Dukung Informasi Yang Cukup
Bab II
LANDASAN TEORI
2.1.Knowledge Management
Knowledge Management atau biasanya disebut dengan KM adalah proses yang membantu organisasi dalam memanipulasi pengetahuan maupun pengalaman penting yang ada di dalam organisasi tersebut, biasanya dalam format yang tersusun. Tujuan utama knowledge management adalah agar pengetahuan penting maupun pengalaman dapat saling di bagikan di dalam organisasi.
2.2.Pentingnya Knowledge Management
Agar organisasi dapat terbilang sukses, knowledge management harus ada agar individu dalam organisasi tersebut dapat saling bertukar informasi dan knowledge management tersebut juga harus dapat dikembangkan. Informasi sangat penting dalam peran pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dalam proses pengambilan keputusan di butuhkan informasi, namun kebanyakan organisasi kesulitan dalam mendapatkan data yang relevan untuk menunjang pengambilan keputusan masalah ini terjadi kepeda organisasi yang tidak mengerti dada apa yang di perlukan untuk mengambil keputusan dan juga dapat berdampak kepada proses operasional perusahaan.
Memanage informasi dan skill karyawan adalah tantangan perusahaan saat ini (Handy, 1966), berbagai teori oleh para ahli yang di cetuskan ke dalam knowledge management tapi kebanyakan mengarah kepada pentingnya knowledge management terhadap perusahaan (Minonne, 2010)
Pengguaan system Knowledge management internal dan external dapat memberikan dampak positif, tidak hanya pada aspek inovasi dan proses operasional namun berdampak juga dalam mengindentifikasi peluang-peluang pasar baru (Evangelista,Esposito,Lauro, & Raffa , 2010).
2.3.Elemen dalam Knowledge Management
Dilip Bhat seorang konsultan dalam bidang Knowledge Management mengungkapkan bahwa terdapat tiga elemen dalam knowledge management yang terdiri dari (Bhatt, 2000):
1. People
2. Process
3. Technology
2.4.Pilar Knowledge Management
(Stankosky, 2000), mengemukakan bawah terdapat empat pilar utama dalam arsitektur knowledge management, Yaitu:
1.Kepemimpinan
pemimpin bertugas dalam merancang strategi yang dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan dalam sebuah organisasi. Strategi tersebut harus dapat menentukan visi dan harus menyeleraskan knowledge management ke seluruh divisi organisasi yang berfokus dalam membangun dukungan dari para eksekutif.
2.Organisasi
Perubahan dalam organisasi di wajibkan jika ingin mengimplementasikan knowledge management, dan knowledge management harus menjadi katalis dalam budaya perusahaan. Knowledge management harus diintergrasikan dengan proses bisnis agar dapat memulai perubahaan yang positif.
3.Technologi
Teknologi dalam perusahaan dalah alat yang penting dalam knowledge management. Agar dapat mendefinisikan kemampuan IT sehingga sejalan dengan kebutuhan organisasi.
4.Learning
Pembelajaran dalam organisasi dapat diarahkan ke beberapa pendekatan seperti peningkatan komunikasi. Menjalankan tim yang lintas fungsi dan menciptakan komunitas belajar. Dalam konsep ini knowledge dapat di dapatkan dari proses beljar tersebut. Dalam hal ini manusia berperan penting dalam mengopereasikan knowledge management system sebagai alat untuk mendukung perusahaan, berkolaborasi, berkomunikasi, sharing ide, dan sebagainya.
2.5.Kategori Knowledge
Amrit Tiwana (Tiwana, 1999):
1.Core Knowledge: Pengetahuan dasar yang di miliki oleh semua pesaing bisnis, mendidentifikasi solusi untuk masuknya pesaing baru. Pengetahuan dasar wajib untuk di miliki oleh semua organisasi
2.Advanced Knowledge, pengetahuan terkini membuat perusahaan lebih mempunya daya saing dengan perusahaan lain. memberikan daya pembeda terhadap produk atau jasa melalu implementasi pengetahuan yang lebih maju di bidang tertentu.
3.Knowledge inovatif, pengetahuan yang membuat perusahaan lebih kompetitif dari para pesasing dapat mengubah persaingan atau biasanya disebut dengan trend setter.
2.6.Model ECI dan Support IT
Amrit Tiwana (Tiwana, 1999), di dalam bukunya mengatakan bahwa model SECI dan Support IT dari Nonaka dapat digunakan untuk mengidentifikasi pengetahuan melalui teknologi dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
2.7.Explicit dan Tacit Knowledge
Explicit knowledge lebih focus pada objective, rational dan technical knowledge, dalam perusahaan explicit knowledge terdapat aturan, prosedur cara, laporan,product,stategi,tujuan, inti proses dari perusahaan tersebut dan IT infrastruktur, dalam kata lain explicit knowledge adalah pengetahuan yang terdokumentasi dalam form yang dapat dibagikan ke divisi lain guna dalam proses maupun membuat strategi bisnis.
Tacit Knowlede lebih focus pada hasil pembelajaran yang terjadi dalam perusahaan, dalam perusahaan tacit knowledge mengandung pengalaman perusahaan,keahlian,cara, rahasia bisnis, skill sets, pengertian, dan pembelajaran. Juga termasuk budaya dari perusahan itu sendiri, dimana tergambarkan dalam pengalaman di masa lalu maupun masa kini dari perusahaan tersebut. Tacit knowledge sangat sulit untuk di bagikan, karena tidak terstruktur dan sulit untuk di format, contoh: seorang pegawai yang sudah sangat mengenal customer dan dapat dengan mudah mengerti keinginan dari satu customer tersebut, jelas akan susah untuk dibagikan informasi tersebut jika suatau sata nanti karyawan tersebut berhenti bekerja maka dengan kata lain tidak ada karyawan lain yang akan lebih mengerti costomer tersebut dari karyawan yang sudah berhenti bekerja tadi.
Namun bukan berarti tacit knowledge tidak dapat di bagikan, metode ekstrasi taci knowled yang di kemukanan oleh meaxiotis (Metaxiotis,Ergazis,Samouilidis dan psartas,2003) yaitu:
1.Socialitas, komunikasi adalah kunci utama antara sesame karywan dalam menukar informasi-informasi penting sehingga memungkinkan untuk mentransfer tacit knowledge.
2.Extrenalisasi, mendokumentasikan tacit knowledge dalam dokumen atau laporan yang tersusun yang mejelaskan dengan detail-detail masalah maupu penyelesaian.
3.Intemediasi, perantara moderataor dalam mengkonversi tacit knowledge, dan mentransfer knowledge tersebut kepata staff lain.
4.Kognisi, pengunaan bantuan dari system contoh data mining.
2.8.Knowledge Management System
Tujuan utama Knowledge management adalah membantu perusahaan dalam pengunaan knowledge dengan efektif. Management information system focus dalam menangkap, menyimpan, mengatur dan melaporkan explicit knowledge. Namu zaman sekarang perusahaan sudah sadar dalam integrasi dalam explicit dan tacit knowledge dalam formal system informasi.
Knowledge Management System berunjuk pada pengunaan teknologi modern seperti internet,intranets,extranets,lotusnets,data warehouse untuk mengolah knowledge management. Knowledge management system sangsat membatu perusahaan dalam mengolah knowledge, sehingga dapat meningkatkan proses operasional dalam perusahaan tersebut.
2.9.Knowledge Management System Cycle
Knowledge management system mengikuti siklus yang terdapat enam langkah. Alasan Knowledge management system harus mengikuti siklus adalah bahwa pengetahuan terus berubah dari waktu ke waktu oleh karena itu knowledge management system harus mengikuti siklus agar dapat mengupdate pengetahuan dalam perusahaan itu sendiri sehingga tidak ketinggalan.
1.Create Knowledge
Pengetahuan di buat ketika seseorang menginginkan suatu proses dilakukan sesuai dengan prosedur yang di inginkan atau mengembangkan know-how. Kadang pengetahuan external juga dimasukan.
2.Capture Knowledge
Pengetahuan baru harus di identifikasi sesuai dengan nilai yang diterapkan dan alasan yang jelas.
3.Refine Knowledge
Pengetahuan baru harus di tempatkan dalam konteks yang masuk akal. Di mana taxit kualitas dalam nama lain kemampuan manusia harus di sesuaikan dengan pengetahuan baru yang akan di terapkan.
4.Store Knowledge
Pengetahuan yang berguna harus di simpan dalam format yang benar dan tersusun agar dapat di akses dengan mudah di saat dimana pengetahuan tersebut di perlukan
5.Manage
mengatur pengetahuan bagaimana harus digunakan dan siapa saja yang mempunyai hak akses.
6.Disseminate Knowledge
Pengetahuan harus dibuat dalam format yang dapat digunakan semua orang dalam organisasi sehingga dapat digunakan kapan saja dan dimana saja.
2.10.Knowledge Iterative Supply Network Framework
Knowledge iterative supply network framework di gunakan untuk startegi pengembangan knowledge dalam perusahaan. Kerangka ini bersifat iterative, sehingga dengan menggunakan framework ini, pengembangan knowledge dalam perusahaan dapat berlanjut.
Dinamisme dari kerangka kerja ini adalah adanya sinergi dari aktivitas formal dan informal yang dilakukan perusahaan seperti Communities of Practices, dengan system-sistem yang tersedia dalam perusahaan seperti internet, extranet,portal dan lain-lain untuk membentuk sebuah system knowledge management yang baik (Mohamed & Stankosky, 2009).
Terdiri dari langkah sebagai berikut:
1. Knowledge Discovery
Proses membentuk pengetahuan dari data menjadi informasi kemudian menjadi pengetahuan. Hirarki dari proses tersebut adalah informasi dari bagian pengetahuan dan data adalah bagian dari informasi.
2. Knowledge Analysis
Perlu untuk mengetahui knowledge gap dalam perusahaan sehingga dapat mengetahui dengan jelas pengetahuan apa saja yang di butuhkan perusahaan, Knowledge apa saja yang tersedia dan siap digunakan, serta keterampilan apa saja yang di butuhkan. Setelah mengetahui core knowledge yang ada, setelah itu campur tangan oleh manusia di perlukan untuk memilah dan memastikan bahwa knowledge baru tersebut berguna untk perusahaan, dan aktifitas filter juga sangat diperlukan, melakukan mapping knowledge. Sedangkan It berperan dalam validasi data-data yang digunakan untuk menciptakan pengetahuan.
3. Knowledge classification
Setiap Knowledge yang sudah di analisa, di filter dan di validasi, wajib untuk diberikan keterangan agar knowledge tersebut dapat dengan rapih dan mudah untuk dicari jika diperlukan.
4. Knowledge Assimilation
Tahap dimana knowledge telah di simpan dan terstruktur dengan baik di dalam system perusahaan, diolah kembali, diasimilasikan, diasosiasikan untuk membentuk knowledge assimilation ini terdapat 2 cara, melalui bantuan IT dan melalui Aktivitas karyawan.
5. Knowledge Presentation
Dalam Tahap ini, setiap knowledge yang tersimpan dalam perusahaan, disusun sedemikian rupa dan di atur agar dapat di tampilkan dan akses kepada karyawan harus di desain secara mudah dah menarik agar pengguna merasa nyaman.
6. Knowledge Propagation dan operation
Tahap dimana knowledge dikemas sedemikian rupa dan disebarkan ke divisi-divisi perusahaan agar dapat digunakaan dan sebagai value plus bagi perusahaan itu sendiri.
2.11.Rapid Prototyping
Sebelum melakukan pengembangan Knowledge management system, perushaan harus mempertimbangakan untuk melakukan rapid prototyping, membuat prototype dari knowledge management system yang berisi knowledge-knowledge yang telah terkumpul pada tahap analisis dan indentify knowledge.
Apabila hasil dari uji prototype tidak sesuai rencana maka fase implementasi dapat kembali ke fase sebelumnya untuk melakukan evaluasi dan justifikasi. Dan kembali ke tahap rapid prototyping sebab rapi protoyping bersifat berulang dan iterative. (Tripp & Bichelmeyer, 1990)
2.12.Tahapan Implementasi Knowledge Management
5 Tahap Implementasi Knowledge Management System (Turner & Minonne, 2009) Sebagai berikut:
Tahap 1, Core dari knowledge management sudah teridentifikasi, perbedaan knowledge management dengan information management yang dimana sudah dimengerti dengan jelas oleh beberapa divisi di organisasi dan keuntungan dari knowledge management sudah mulai di bahasa dalam organisasi.
Tahap 2, Knowledge management sudah di jalankan secara resmi, model dari knowledge management sudah di tetapkan. Struktur dari knowledge yang tersedia di perusahaan sudah mulai terbentuk, dengan exspetasi akan adanya knowledge-knowledge baru yang masuk dalam perusahaan.
Tahap 3, Personil-personil tim knowledge management sudah di pilih dan dana di alokasikan untuk implementasi proyek knowledge management. Tahap ini juga di mana memasuki tahapan inovasi di mana dengan inovasi knowledge, perusahaan mengemukakan ide-ide dan knowledge baru dan penciptaan produk atau jasa baru yang membuat perusahaan berjalan secara inovatif
Tahap 4, Knowledge management sudah menjadi bagian dari proses bisnis perusahaan. Knowledge Dissemination mulai dilakukan dan dipromosikan secara aktif dalam perusahaan. Knowledge dissemination dimaksudkan dimana knowledge yang tersimpan dalam perusahaan tersebarakan oleh para staff dan bagaimana mengubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge.
Tahap 5, Knowledge management sudah menjadi startegi dan pengembangan dari perusahaan, memulai knowledge automation dengan menggunakan system dan teknologi informasi secara maksimal untuk mengotomatisasi proses pengembangan knowledge, sehingga pemanfaatan dari knowledge management dapat di laksanakan secara efektif dan efisien.
2.13.Control Dan Evaluasi
Bramley dan Newby mengungkapkan bahwa pengukuran hasil implementasi dari knowledge management sangat diperlukan agar dapat mengidentifikasi keefektifan dari implementasi knowledge management di perusahaan tersebut(Bramley & Newby,1984).
4 Tujuan melakukan Control dan Evaluasi:
•Umpan Balik, para staff wajib dalam memberikan umpan balik tetang implementasi knowledge management apakah sesuai dengan harapan mereka sehingga umpan balik dari staff dapat digunakan sebagai quality control.
•Control, Memastikan Knowledge management berjalan sesuai rencana dan knowledge management relevan dengan proses bisnis operasional.
•Research, Mengawasi proses pembelajaran staff dan transfer pengetahuan dalam perusahaan apakah berjalan sesuai rencana.
•Intervention, Hasil dari evaluasi dapat di manfaatkan untuk pengambilan keputusan langkah selanjutnya dari knowledge management ke depannya.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1.Tujuan Knowledge Management
Tujuan dari knowledge management adalah sebagai berikut :
•Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan dengan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks lainnya, sehingga perusahaan juga bisa menghemat waktu dan biaya yang ada.
•Peningkatan asset pengetahuaan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan bagi setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan dilingkungan perusahaan akan meningkat, dan pada akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setip karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
•Kemampuan beradaptasi. Sebuah perusahaan akan dapat dengan mudah berdaptasi denfan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi disekitarnya.
•Peningkatan produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari sebuah persuhaan akan meningkat.
Jadi tujuan dari knowledge management ini adalah berusaha menghemat waktu yang ada dan memanfaatkan setiap peluang serta mudah beradaptasi terhadap setiap peluang bisnis yang ada.
3.2.Manfaat Knowledge Management
Knowledge management memberikan beberapa manfaat sebagai berikut :
-Meningkatkan pemgambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang diambil berdasarkan informasi serta pengalaman yang sudah ditinjau dari berbagai aspek.
-Meningkatkan efisiensi kerja dan proses. Efisiensi kerja dan proses selalu dievaluasi agar sebuah organisasi dapat bekerja lebih cerdas dan memanfaatkan waktunya dengan baik.
-Meningkatkan respon terhadap pelanggan. Respon terhadap pelanggan tidak hanya menjadi tanggung jawab bagi customer service saat ini tetapi juga menjadi bagian dari tanggung jawab perusahaan.
-Meningkatkan jumlah produk atau jasa serta meningkatkan kemampuan didalam berinovasi. Yaitu bagaimana penciptaan sebuah invoasi bukan hanya menjadi tanggung jawab dari para peneliti dan pegembang dan sudah menjadi bagian dari tanggung jawab sebuah perusahaan dalam upaya pengembangan suatu produknya.
3.3. Implementasi Knowledge Management
Knowledge Management terlihat simple, tetapi bisa memberikan kontribusi dan inspirasi bagi suatu perusahaan dan dalam mengembangkan perusahaan tersebut kea rah yang lebih terstuktur, bersaing dan maju.
Teknik knowledge management bagi kebutuhan bisinis adalah bagaimana suatu perusahaan dapat tetap melayani kebutuhan pelanggannya dengan melakukan beberapa hal berikut :
1.Mendapatkan informasi
2.Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan
3.Beroperasi dengan fixed assets dan overhead
4.Sumber daya manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal
5.Menciptakan berbagai knowledge dan terus belajar
6.Memberdayakan karyawan
7.Melakukan perubahan-perubahan/inovasi
8.Memperpendek waktu produksi agar lebih efektif
9.Menghasilkan produk yang bermutu dan dapat bersaing
10.Mempercepat atau memberikan pelayanan yang nyaman
Intinya service kepada pelanggan mustahil bisa dicapai apabila focus perusahaan sendiri tidak jelas. Selain itu perusahaan tidak akan bisa berkembang, hanya mamppu bertahan sambil menunggu waktu dikejar oleh para pesaingnya.
3.4.Target-Target Knowledge Management
Target dari knowledge management untuk sebuah perusahaan yaitu :
1.Menjadi yang pertama dan terbaik dikelasnya dalam memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen
2.Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan, konsumen dan komunitas.
3.Menghilangkan kegiatan yang tidak bernilai tambah dari segala proses
4.Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang dengan kinerja yang tinggi
5.Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang menguntungkan dan memberikan imbalan diatas rata-rata karyawan dan pemegang saham.
Mendapatkan kehormatan karena integritas tinggi, peduli kepada masyarakat dan lingkungan hidup
3.5.Masalah Knowledge Management
Masalah yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan dalam penerapan knowledge management adalah potensi sumber daya pengetahuan sebagai intangible asset perusahaan yang belum dapat dioptimalkan dan dieksplorasi dengan baik. Maka dari itu sebuah perusahaan memerlukan adanya suatu metode yang dapat dikelola menjadi asset capital agar dapat dikomunikasikan dan digunakan bersama antar individu/instasi terkait. Pengetahuan dalam kapasitasnya itu sebagai pendukung dari kebijakan dan pemgambilan keputusan yang perlu disimpan dakam repository secara terstruktur.
Bagaimana kita membangun suatu budaya knowledge sharing dalam rangka meningkatkan peningkatan kinerja karyawan didalam perusahaan ? dan knowledge apa yang dibutuhkan oleh perusahaan ? Untuk membantu sebuah perusahaan mengindentifikasikan pengetahuan apa yang harus dimiliki dan yang sudah dimiliki. Dan dari analisis tersebut dikatakan/diperoleh peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan perushaan untuk menghindari ancaman yang dapat mengganggu kinerja dari sistem kerja perusahaan tersebut.
Faktor-faktor yang menjadi kunci sukses merupakan factor yang kritis yang harus sangat diperhatikan oleh semua perusahaan yang ingin beroperasi didalam suatu industri. Dan dari factor kunci sukses tersebut dijadikan sebaagai kriteria bagi perusahaan agar dapat melakukan evaluasi-evaluasi terhadap perusahaannya. Evaluasi internal perusahaan ini akan menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan dan tak ketinggalan pula ada kelemahan-kelemahan yang harus diperbaiki dari analisis perusahaan supaya menjadi lebih baik.
Selanjutnya strategi perusahaan akan langsung dipaparkan menjadi hal-hal yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu tiga sampai lima tahun kedepan. Sementara itu nilai tambah dan kelemahan perusahaan akan dipaparkan supaya bisa menjadi hal-hal yang dapat dilakukan oleh perusahaan pada saat ini. Sedangkan yang harus diperbaiki adalah bagaimana staregi yang dipakai untuk mencipatakan nilai-nilai yang mampu meningkatkan efektivitas dan produktivitas intelektual organisasi agar bisa menjadi lebih kompetitif dan dapat berperan secara optimal.
•Masalah knowledge Management System
Pengetahuan adalah kekuatan, dan Knowledge Management (KM) adalah bagaimana organisasi mengambil apa yang mereka ketahui secara kolektif dan memanfaatkan itu untuk produktivitas yang lebih besar, kepuasan pelanggan dan nilai perusahaan.
Menciptakan system manajemen pengetahuan membutuhkan sejumlah besar pengetahuan. Jika tidak di rencakan dan terstruktur dengan baik, mungkin gagal, meninggalkan organisasi dengan jumlah tak terhitung dan berguna, bukan pengetahuan, pemahaman dan kebijaksanaan.
Oleh karena itu, perusahaan mungkin harus lebih waspada terhadap apa yang akan di tetapkan dan apa yang akan di laksanakan dalam proses yang di tentukan untuk menunjang kesuksesan dalam perusahaannya sendiri. Serta fasilitas dimana pengusaha memerlukan fasilitas yang memadai juga untuk menghindari adanya kurangnya dorongan untuk menambah kinerja dan wawasan.
3.6. Solusi Knowledge Management
Solusi dari knowledge management adalah bagaimana manajemen SDM perlu menananmkan nilai-nilai kepemimpinan yang tujuannya menekankan pentingnya akurasi dan bekerja sesuai dengan target yang sudah ditentukan dan jelas, serta mempunyai visi kedepan dan mampu membaca situasi agar operasional dapat berjalan dan tidak hanya mengikuti aturan, akan tetapi memiliki maksud untuk mencapai suatu tujuan yang sudah diharapkan serta memiliki pengetahuan yang bagus dalam hal melakukan koordinasi dengan unit lainnya.
3.7.Contoh Kasus
PT. Unilever Indonesia
Unilever Indonesia didirikan pada tanggal 5 Desember 1933 sebagai Zeepfabrieken N.V. Lever. Pada tanggal 22 Juli 1980 nama perusahaan diganti menjadi PT Lever Brothers Indonesia dan pada tanggal 30 juni 1997 perusahaan kembali mengganti nama menjadi PT Unilever Indonesia Tbk.
Produk-produk Unilever Indonesia mencakup brand-brand ternama yang disukai didunia seperti Pepsodent, Lux, Lifeboy, Dove, Rexona, Sunsilk, Vaseline, Rinso dan masih banyak jenis produk lainnya.
PT Unilever Indonesia Tbk adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang berhasil dalam penerapan knowledge management. Misi dari Unilever Indonesia ini sendiri adalah “meningkatkan vitalitas hidup”, hal ini dapat dilihat dari produk-produk yang inovatif unggul dan ekonomis. Dan selama ini tujuan dari Unilever Indonesia tetap sama yaitu dimana kami bekerja untuk mencipatakan masa depan yang lebih baik setiap hari, membuat pelanggan merasa nyama, berpenampilan baik dan lebih menikmati kehidupan lewat brand dan jasa yang kami berikan dan bisa bermanfaat bagi konsumen.
Saham dari Unilever Indonesia pertama kali ditawarkan kepada masyarakat pada tahun 1981 dan tercatat di Bursa Efek Indonesia sejak 11 januari 1982, pada akhir tahun 2011 saham dari Unilever Indonesia menempati peringkat keenam kapitalisasi pasar terbesar di Bursa Efek Indonesia.
Dari PT Unilever Indonesia ini memiliki 2 anak perusahaan yaitu : PT Anugrah Lever dan PT Technopia Leber yang dimana mereka bergerak dibidang distribusi ekspor dan impor produk dengan merek Domestos Nomos.
Bagi Unilever sendiri, SDM itu adalah pusat dari seluruh aktivitas perusahaan, dimana mereka memberikan prioritas kepada mereka dalam mengembangkan sisi profesionalisme, keseimbangan kehidupan dan kemampuan mereka untuk ber-kontribusi pada perusahaan. Unilever Indonesia memiliki lebih dari 6000 karyawan yang tersebar di seluruh nutrisi.
Unilever Indonesia memiliki 6 pabrik yang berada dikawan industry Jababeka, cikarang, bekasi dan pabrik dikawasan industry Rungkut, Surabaya dengan kantor pusat yang berada di Jakarta. Produk yang dimiliki berjumlah sekitar 43 brand utama dan 1000 SKU, yang dipasarkan melalui jaringan yang melibatkan sekitar 500 distributor independen yang menjangakau ratusan toko yang tersebar diseluruh Indonesia. Produk tersebut didistribusikan melalu pusat distribusi milik sendiri, gudang tambahan depot dan fasilitas distribusi lainnya.
Unilever Indonesia sebagai perusahaan yang mempunyai tanggung jawab social yaitu dengan menjalankan program Corporate Social Responsibility (CSR) yang luas, Keempat pilar programnya adalah Lingkungan Nutrisi Higiene dan Pertanian Berkelanjutan. Program CSR termasuk diantara lain kampanye mencuci tangan dengan sabun (Lifeboy), program edukasi kesehatan gigi dan mulut (Pepsodent), program pelestarian makanan tradisional inonesia (Bango) serta program memerangi kelaparan untuk membantu anak Indonesia yang kekurangan gizi (Blueband).
Visi dan Misi PT Unilever Indonesia
Visi dari pada Unilever adalah “To become the first choice of consumer, costumer and community” yaitu menyediakan produk bermerek dan pelayanan secara konsisten dengan menawarkan dari segi harga dan produk yang berkualitas serta aman untuk dipakai oleh konsumen.
Misi Unilever yaitu :
•Ingin menjadi yang pertama dan terbaik dikelasnya untuk memenuhi kebutuhan konsumen
•Menjadi rekan yang utama dan terbaik bagi pelanggan, konsumen dan komunitasnya
•Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses
•Menjadi perusahaan yang terpilih dengan orang-orang berkinerja tinggi/
•Berusaha untuk menigkatkan target pertumbuahn yang menguntungkan dan memberikan imbalan yang sesuai untuk karyawan dan pemegang saham.
•Mendapatkan kehormatan karena integritasnya yang tinggi didalam membantu masyarakat dan lingkungan hidup
Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Penerapan knowledge management yang dilakukan oleh PT Unilever Indonesia adalah
1.Komunikasi pemasaran yang bersifat One-Voice
Penjelasan One-Voice adalah walaupun system komunikasi yang digunakan oleh perusahaan berbeda-beda tetapi jika sudah dikoordinasi dan memiliki misi yang tepat maka akan mudah meraih konsumen. Sistem komunikasi ini bukan hanya untuk menigkatkan pencitraan suatu produk tetapi juga harus menimbulkan hasil penjualan yang baik dari produk yang telah dipasarkan.
2.Pengembangan SDM
Didalam bagian ini karyawan ada asset yang berharga bagi Unilever Indonesia. Karena itu Unilever Indonesia membuat strategi dan system huma capital yang bersifat komprehensif. Hal-hal yang dilakukan adalahmembaut Performance Development Program (PDP) yaitu dimana karyawan melakukan perkejaannya sesuai dengan kemampuannya, setiap pertengahan tahun PDP dimonitor melalu Continuos Improvement Discussion (CID) untuk membahas hal-hal yang diperlukan utnuk pengembangan system kerja dari karyawan.
3.Budaya Coaching
Budaya Coaching disini menjelaskan bahwa seorang senior manager ditempatkan disuatu department untuk membantu atau memimpin karyawan-karyawan yang tergabung didalam departementnya. Tetapi sebelum menjadi coach mereka diberikan pelatihan terlebih dahulu agar mengetahui teknik-tekniknya. Budaya coaching ini diberi nama Building Leaders as Generative Coaches.
4.Budaya Sharing Knowledge
Disini menjelaskan Unilever Indonesia menunjuk seorang senior manager untuk menjadi learning champion dengan sukarela untuk membagi pengalaman dan pengetahuan mereka didalam ahlinya masing-masing. Dan hal-hal yang dilakukan oleh Unilever Indonesia adalah :
o Suatu achievement bagai management dan karyawan yang berkontribusi dalam membagi pengetahuan dan pengalamannya.
o Retrospect berupa program penulisan tacit yang diperoleh dari pengalamannya dan dianggap baik terus akan dipublikasikan didalam situs department mereka.
o SOLAR (Share of Learning and Discussion) yang dimana pemimpin perusahaan Uniliver Indonesia dari luar dating sebagai narasumber untuk membagikan pengetahuan dan pengalamannya.
o Good idea. Ini merupakan inisiatif yang memfasilitasi karyawan untuk menyampaikan suatu ide sederhana yang dapat menguntungkan perusahaan dari berbagai sisi.
Strategi Teknologi Informasi PT Unilever Indonesia Tbk
PT Unilever Indonesia menjalanlan system IMC (Integrated Marketing Communication) yaitu strategi ini menjelaskan bahwa perusahaan akan menggabungkan semua sarana komunikasi untuk menyampaikan pesannya dengan jelas serta juga sebagai cara agar bisa lebih dekat dengan customer supaya customer juga bisa lebih mengenal produk dari perusahaan tersebut.
Fasilitas untuk Knowledge sharing
Fasilitas yang digunakan oleh Unilever Indonesia adalah :
1.Learnng Centre di Mega Mendung puncak seperti e-learning.
2.Knowledge Club Online dan Online Library seperti perpustakaan online.
3.Intranet yang berisi semua informasi perusahaan terutama yang berhubungan dengan kinerja perusahaan.
Tujuan Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Implementasi knowledge management bagi suatu perusahaan itu sangat diperlukan karena akan memberikan suatu dapat positif pada proses bisnisnya secara langsung maupun tidak. Dan ini dibawah ini ada beberapa manfaat knowledge management bagi perusahaan Unilever :
• Adanya pengehematan waktu dan biaya. Yaitu bagaimana perusahaan memanfaatkan waktu dan biaya yang ada untuk melakukan hal-hal yang berdampak positif bagi perusahaan.
• Peningkatan pada asset pengetahuan. Yaitu dimana untuk membantu para karyawan agar bisa lebih kreatif dan bisa berinovasi dalam pengembangan produk untuk perusahaan.
• Peningkatan kemampuan beradaptasi terhadapat lingkungan bisnis yang terjadi.
• Peningkatan produktifitas. Yaitu sebuah pengetahuan yang sudah ada akan digunakan untuk pengembangan produk lain sehingga produktifitas dari sebuah perusahaan akan terbantu dan meningkat.
Pengembangan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Disini akan dipaparkan salah satu keunggulan dari Unilever Indonesia didalam pengembagan knowledge management maupun Learning Organization yang mampu menciptakan berbagai program pembelajaran yang unik dan menarik untuk diamati. Awalnya program semacam ini merupakan usul dari karyawan dan telah menjadi sebuah ide yang seacara tidak sengaja yang disampaikan dalam pembahasan dan hasil dari ide tersebut akan dianalisa sebgai kebutuhan untuk memafaatkan berbagai media yang ada untuk peningkatan perusahaan.
BAB 4
Kesimpulan dan Saran
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari paper diatas, maka dapat diambil kesimpulan antara lain:
Knowledge Management adalah proses yang membantu sebuah organisasi dalam memanipulasi pengetauan maupun pengalaman yang penting didalam organisasi tersebut sehingga pengetahuan penting maupun pengalaman dapat saling dibagikan didalam organisasi tersebut.
Masalah Knowledge Management (KM) adalah bagaimana organisasi mengambil apa yang mereka ketahui secara kolektif dan memanfaatkan itu untuk produktivitas yang lebih besar, kepuasan pelanggan dan nilai perusahaan. Karena menciptakan sistem manajemen pengetahuan membutuhkan sejumlah besar pengetahuan. Jika tidak di rencakan dan terstruktur dengan baik, mungkin gagal, meninggalkan organisasi dengan jumlah tak terhitung dan berguna, bukan pengetahuan, pemahaman dan kebijaksanaan.
Oleh karena itu, perusahaan harus lebih waspada terhadap apa yang akan ditetapkan dan apa yang akan di laksanakan dalam proses yang di tentukan untuk menunjang kesuksesan dalam organisasinya sendiri serta dimana pengusaha memerlukan fasilitas yang memadai juga untuk menghindari adanya kekurangan dorongan-dorongan untuk menambah kinerja dan wawasan.
Maka dari itu, Knowledge Management harus ada didalam sebuah perusahaan atau organisasi untuk membantu individu dalam organisasi tersebut dapat saling menukar informasi dan KM ini dapat dikembangkan sehingga informasi yang telah ditukarkan itu dapat membantu perusahaan maupun organisasi tersebut dalam mengambil sebuah keputusan yg penting bagi organisasinya tersebut dengan benar.
4.2 Saran
SDM yang ada di dalam sebuha organisasi perlu menananmkan nilai-nilai kepemimpinan yang tujuannya menekankan pentingnya akurasi dan bekerja sesuai dengan target yang sudah ditentukan dan jelas, serta mempunyai visi kedepan dan mampu membaca situasi agar operasional dapat berjalan dan tidak hanya mengikuti aturan, akan tetapi memiliki maksud untuk mencapai suatu tujuan yang sudah diharapkan serta memiliki pengetahuan yang bagus dalam hal melakukan koordinasi dengan unit lainnya ketika perusahaan maupun organisasi menerapkan Knowledge Management tersebut.
Daftar Pustaka
Minonne, C. T. (2010). Strategic Knowledge Measurement – An Integrative Approach: A Structured Guideline For Assessing Knowledge Management Performance. Germany: Südwestdeutscher Verlag für Hochschulschriften.
Mohamed, M., & Stankosky, M. (2009). An empirical assessment of knowledge management criticality for sustainable development. UK: Emerald Group Publishing Limited.
Stankosky, M. (2000). Creating the Discipline of Knowledge Management. UK: Linacre House, Jordan Hill.
Tiwana, A. (1999). The Knowledge Management Toolkit First Edition. United States: Prentice Hall.
Tripp, S. D., & Bichelmeyer, B. (1990). Rapid prototyping: an alternative instructional design strategy. Educational Technology Research and Development.
Turner, G., & Minonne, C. (2009). Evaluating Knowledge Management Performance. UK: Academic Published Limited Reading.
RIWAYAT HIDUP
Nama: Surya Prawira
Tempat / tanggal lahir: Pontianak, 26 Maret 1993
Jenis kelamin: Laki-laki
Agama: Protestan
Alamat: Jl. Beringin No.66D Pontianak, Kalimantan Barat
Telepon: +6281952216222
Pengalaman Kerja: Tidak ada
Latar belakang pendidikan :
1. TK Gembala Baik (1997 – 1999)
2. SD Gembala Baik I (1999 – 2005)
3. SMP Gembala Baik (2005 – 2008)
4. SMA Gembala Baik (2008 – 2011)
5. Universitas Bina Nusantara (2011 – Sekarang)
RIWAYAT HIDUP
Nama: Vinsen Sius
Tempat / tanggal lahir: Pontianak, 30 September 1993
Jenis kelamin: Laki-laki
Agama: Buddha
Alamat: Jl. Gajahmada 18 No.12 Pontianak, Kalimantan Barat
Telepon: +6281952605877
Pengalaman Kerja: Tidak ada
Latar belakang pendidikan :
1. TK Gembala Baik (1997 – 1999)
2. SD Gembala Baik I (1999 – 2005)
3. SMP Gembala Baik (2005 – 2008)
4. SMA Gembala Baik (2008 – 2011)
5. Universitas Bina Nusantara (2011 – Sekarang)
RIWAYAT HIDUP
Nama: Rudi Sumarno
Tempat / tanggal lahir: Selat Panjang, 24 Maret 1993
Jenis kelamin: Laki-laki
Agama: Buddha
Alamat: Komp. Pondok Mutiara block E No.43 Pekanbaru, Riau
Telepon: +6282170588555
Pengalaman Kerja: Tidak ada
Latar belakang pendidikan:
1. TK Kalam Kudus Selat Panjang (1997 – 1999)
2. SD Kalam Kudus Pekanbaru (1999 – 2005)
3. SMP Kalam Kudus Pekanbaru (2005 – 2008)
4. SMA Kalam Kudus Pekanbaru (2008 – 2011)
5. Universitas Bina Nusantara (2011 – Sekarang)
RIWAYAT HIDUP
Nama: Willys Bun
Tempat / tanggal lahir: Sungai Ayak, 3 November 1994
Jenis kelamin: Laki-laki
Agama: Katholik
Alamat: Jl. Gajahmada 24, No.12
Telepon: 0812-99001185
Pengalaman Kerja: Tidak ada
Latar belakang pendidikan :
1. TK Santo Yosef (1997 – 1999)
2. SD Yos. Soedarso (1999 – 2005)
3. SMP Negri 1 Belitang Hilir (2005 – 2008)
4. SMA Gembala Baik (2008 – 2011)
5. Universitas Bina Nusantara (2011 – Sekarang)
RIWAYAT HIDUP
Nama: Andy Bernardus
Tempat / tanggal lahir: Pontianak, 17 Desember 1993
Jenis kelamin: Laki-laki
Agama: Buddha
Alamat: Jl. Beringin No. 85e
Telepon: 085210575151
Pengalaman Kerja: Tidak ada
Latar belakang pendidikan :
1. TK Santa Maria
2. SD Karya yosef
3. SMP Santo Petrus
4. SMA Santo Petrus
5. Universitas Bina Nusantara (2011 – Sekarang)
RIWAYAT HIDUP
Nama: Dedi Julius
Tempat / tanggal lahir: Bekasi, 4 Juli 1993
Jenis kelamin: Laki-laki
Agama: Katholik
Alamat: Jl. Perjuangan No. 27
Telepon: 081218698187
Pengalaman Kerja: Tidak ada
Latar belakang pendidikan:
1. TK Ananda
2. SD Ananda
3. SMP Ananda
4. SMA Ananda
5. Universitas Bina Nusantara (2011 – Sekarang)
